【サービス業】 紙中心の勤怠管理を見直し、業務のデジタル化で場所にとらわれない働き方へ

総務担当者が人事・経理などの事務業務と現場対応を兼任しており、事務所を不在にする機会が多いため、場所に縛られず業務を行える環境づくりが課題となっていた。
また、勤怠管理は手書きタイムカードを回収・集計・入力する運用となっており、事務所での作業を前提とした業務をどのようにデジタル化し、出先や自宅でも対応できるようにするかについて相談を行った。

まず業務の棚卸しを行い、事務所外でも対応できる業務を整理したうえで、勤怠管理システムの導入に取り組んだ。従業員の多くが高齢であることから、機能の多さよりも操作のしやすさを重視してツールを選定した。
また、システムを導入するだけでなく実際の業務の中で無理なく活用できるよう、本事業のコンサルティングを活用しながら運用ルールの整備やマニュアル作成を進めた。その結果、勤怠管理や給与関連業務を事務所外から行えるようになり、テレワーク環境下でも円滑に業務を進められる体制を整えることができた。
取組を進める際は、一度に大きく業務を変えるのではなく、優先度の高い課題から一つずつ対応しながら、段階的に環境整備を進めた。現在は、現場で撮影した写真をその場で報告書へ反映・提出できる仕組みの導入も検討しており、現場から直行直帰しやすい業務環境づくりに取り組んでいる。

勤怠管理システムの導入や業務のデジタル化により、事務所で行っていた勤怠管理や給与関連業務を出先や自宅からでも対応できるようになり、場所にとらわれない働き方の実現につながった。育児や家庭の事情に応じて、子どもの急な体調不良や学校行事の際にも業務を継続しやすくなった。
また、利用しやすいツールの選定や分かりやすいマニュアル整備を進めたことで、高齢の従業員が多い職場においても円滑なシステム定着につながった。
さらに、タイムカードの回収・集計作業が不要となり、給与計算にかかる期間を最長約1週間から最短1日へ短縮できたほか、給与明細の電子化による発送業務の負担軽減にもつながった。

≪コンサルタントから企業担当者へのアドバイス ≫
テレワーク導入で重要なのは、ツールを導入することではなく、定着まで見据えて取り組むことです。
最初から完璧を求めるのではなく、身近な業務から段階的に進めること、経営層と現場の推進者が同じ課題意識を持つこと、利用者の立場に立った運用ルールや仕組みを整備することが重要であると考えています。こうした取組を積み重ねることで、現場主体の業種でも無理なくテレワークを定着させることができたと思います。